De verbouwing van het hoofdkantoor van Volvo Group Truck Center (VGTC) in de Rotterdamse Waalhaven was ingrijpend voor alle betrokkenen. Het kantoorpersoneel moest tijdelijk ergens anders werken, maar de werkplaats bleef open. Het resultaat van de verbouwing mag er zijn.

Terwijl binnen gewerkt werd, gingen daarbuiten de heipalen de grond in, vertelt Ronald Pieters, servicemanager van VGTC Rotterdam. “De verbouwing van het pand was zeker geen gemakkelijke opgave. Nu is het pand op wat kleine restzaken echter helemaal klaar. Dit is niet alleen een werkplaats voor vrachtwagens en bestelauto’s, maar ook het hoofdkantoor van VGTC. Er moest dus met veel verschillende zaken rekening worden gehouden.”

Samenbrengen

De verbouwing in Rotterdam was direct een vuurdoop voor Simone van Beest, die in april 2024 begon als Real Estate & Property Manager bij Volvo Group Truck Center. “In die maand startten ook de werkzaamheden”, vertelt ze. “Mijn functie was nieuw binnen het bedrijf. Alle plannen waren gemaakt door een externe partij. Daarmee was men al in 2022 begonnen. Ik kon dus meteen goed van start.”

“Het uitgangspunt van de verbouwing was het samenbrengen van het kantoor en de werkplaats. Normaal mengen die twee niet”, vertelt Van Beest. “Het is echter heel belangrijk dat iedereen met elkaar omgaat. Normaal worden plannen bedacht op kantoor en uitgevoerd op de werkplaats. Voor een goed resultaat moeten deze partijen samenwerken. Kennisdeling en korte lijnen staan centraal hierbij.”

Het pand in de Waalhaven is in 1979 gebouwd en bevatte oorspronkelijk nog twee woonhuizen. Pieters werkt al heel lang op deze locatie en weet het nog goed. “In de loop van de jaren werd eerst het eerste woonhuis bij het kantoor getrokken, later het tweede. Als gevolg daarvan bestond de bovenverdieping uit allemaal hokjes. De inrichting was geen geheel”, vertelt hij. De verbouwing moest hier verandering in brengen. Het principe van activity based working staat centraal, waarbij de ruimtes zijn afgestemd op de werkzaamheden.

De verbouwing was dan ook ingrijpend. Muren werden gesloopt en het pand werd uitgebreid. Dit gebeurde allemaal terwijl het werk in de werkplaats gewoon doorging. “De receptie was tijdelijk in een portocabin gehuisvest en een van de werkstraten konden we niet gebruiken, maar verder werd er gewoon doorgewerkt. Dat was soms lastig maar het is gelukt”, vertelt Pieters. Het kantoorpersoneel zat tijdens de verbouwing in een buurpand, maar ook dat was een uitdaging. De ruimte was beperkt, waardoor iedereen dicht bij elkaar zat.

OPENRUIMTE

Het vernieuwde pand is dan ook een verademing. Het aantal werkstraten is gelijk gebleven, maar dankzij de uitbreiding kunnen er twee bakwagens achter elkaar op een laan staan. Er zijn zes gewone werkstraten, twee apk-straten en een smeerstraat. Daarnaast is er een aparte ruimte voor het opbouwen van nieuwe voertuigen. Ook is met de verbouwing ruimte ontstaan voor twee aparte werkplekken voor bestelauto’s.

Dit laatste is het gevolg van het introduceren van een Kardex-systeem voor de voorraad. Deze vervangt het traditionele magazijn. In dit voorraadsysteem passen meer dan 12.000 artikelen op 225 m2 legruimte. Als een medewerker een artikel opvraagt, legt het geautomatiseerd systeem dat netjes klaar in de trede. Het systeem bespaart op die manier veel ruimte. Als gevolg hiervan konden niet alleen de twee LCV-lanen gebouwd worden, maar ook de receptie kon worden uitgebreid.

Wijzigingen

“Het uitgangspunt was dat iedereen elkaar zoveel mogelijk moest kunnen zien, maar toch zelfstandig kon werken”, vertelt Van Beest. “De receptie is een open ruimte, waar vandaan er veel overzicht is. Vanaf daar kijk je zo de werkplaats in, maar ook de chauffeursruimte.” Ook in de werkplaats zijn extra zichtlijnen gecreëerd door muren door te breken. Het resultaat is een open werkplaats. Van Beest: “Het was allemaal afgesloten. Nu hebben de monteurs zicht op elkaar. Hierdoor helpen ze elkaar eerder mee. Dit verhoogt de collegialiteit.”

Tijdens de verbouwing zijn enkele wijzigingen doorgevoerd in de werkplaats. Een gevaarlijke verhoogde rand om de put is weggewerkt. De vloer is geheel voorzien van een nieuwe coating. Ook de belijning is vernieuwd. Markeringen geven aan waar vrachtwagens kunnen parkeren waarbij ze zelfs met een gekantelde cabine niet de doorloop blokkeren. De looppaden zijn aangepast, zodat er minder discussie is over waar men mag komen zonder werkschoenen. De lay-out volgt het lean-principe. Voor gereedschap zijn speciale vakken gemaakt, zodat het altijd op de juiste plek staat.

Werkcafé

De grootste transformatie vond echter plaats in de kantoorruimte op de eerste verdieping. Hier is een open werkruimte gerealiseerd met drie kantoren, vijf vergaderkamers en vier belcellen. Er werken de ondersteunende afdelingen van VGTC, zoals HR, finance en een deel van sales. Nu is dit echt een hoofdkantoor. “Het contrast met hoe het was, is echt heel groot”, vertelt Van Beest. “We merken dat mensen hier echt graag komen werken.”

Heel bijzonder is het gezamenlijke werkcafé. Dit is niet alleen voor het kantoorpersoneel, maar ook de 33 medewerkers van de werkplaats zijn hier welkom. “Het werkcafé werkt heel goed voor de samenwerking. We zien dat iedereen door elkaar gaat zitten”, aldus Van Beest. “In het begin hadden we zorgen over hoe schoon alles zou blijven, maar dat bleek onterecht. Iedereen is er heel zuinig op. Medewerkers zien het duidelijk als een investering in henzelf.” Volgens Pieters bevordert het werkcafé ook de integratie van nieuwe mensen, omdat nieuwe krachten opvallen en aangesproken worden.

Tijdens de verbouwing zijn talloze andere verbeteringen doorgevoerd, veel op het gebied van verduurzaming. Omdat vloerverwarming in de werkplaats geen optie bleek, kreeg de ruimte dezelfde luchtbehandelingskasten als het kantoor. “De lucht in de werkplaats is nu schoner dan buiten”, vertelt Pieters. “Er is ook veel opgeruimd. Er was in de loop van de jaren ontzettend veel gehamsterd. Daar is veel van weggedaan.” Van Beest vult aan: “We tellen nu 22 verschillende afvalstromen in dit pand. We scheiden zoveel mogelijk afval, zodat de hoeveelheid restafval zo klein mogelijk wordt.”

Op het dak van het pand verschenen 440 zonnepanelen. Deze voeden het hele pand, inclusief twee snelladers voor vrachtwagens en twaalf AC-laders voor personenauto’s. Gelukkig heeft Volvo in de Rotterdamse Waalhaven geen last van de netcongestie, zodat het een zware aansluiting kon krijgen. Door middel van load balancing kunnen elektrische vrachtwagens ook op grauwe dagen opgeladen worden zonder dat de werkplaats of het kantoor hier last van hebben. In de werkplaats zijn geen aparte voorzieningen voor elektrische voertuigen. Wel hebben ze een vaste plek, waar voldoende ruimte is voor de verplichte afzettingen. Een van de werkstraten is afgestemd op LNG-vrachtwagens, met een afzuiginstallatie en zogenaamde ‘sniffers’.

Voorbeeld

De verbouwing van het pand van VGTC Rotterdam duurde in totaal zo’n veertien maanden. Van Beest kijkt tevreden terug op die periode. “Het was niet altijd makkelijk”, lacht ze. “We hadden de verbouwing oorspronkelijk in drie fasen gepland, maar dat bleek niet haalbaar. Uiteindelijk hebben we alles tegelijk gedaan. Het resultaat is schitterend. De medewerkers zijn erg tevreden en we zien dat ook andere medewerkers van VGTC hier graag komen werken.”

“Dankzij de verbouwing konden we veel zaken doorvoeren die op ons wensenlijstje stonden, zoals lean werken en het 5S-principe. Dit pand past nu veel beter bij ons imago”, vertelt Van Beest. “Op deze locatie kunnen we nu veel efficiënter werken. Dit creëert weer wensen bij andere vestigingen.” Op dit moment wordt de vestiging in Amsterdam verbouwd. Uiteindelijk moeten alle vestigingen onder handen genomen worden, waarbij de stijl van VGTC Rotterdam gekopieerd wordt. Van Beest: “Uiteindelijk willen we alle vestigingen naar dit niveau brengen.”