Ook de werkplaats ontkomt niet aan digitalisering. Met een goed werkplaatsmanagementsysteem (WMS) maakt de efficiëntie en de geleverde kwaliteit sprongen vooruit. Wij vroegen enkele aanbieders over hun WMS en zagen dat de verschillen groot zijn.
Het liefst houden monteurs zich bezig met sleutelen. Daar gaat het immers om in een werkplaats. Een computersysteem lijkt hier niet goed bij te passen: geen monteur zit te wachten op extra administratie. Toch kan een goed WMS monteurs helpen, zodat zij zich juist kunnen richten op wat zij het belangrijkst vinden. Hierbij is het wel van belang het juiste WMS te kiezen, want de verschillen zijn groot.
Waarom een WMS?
Alle aanbieders zijn het erover eens dat een WMS de efficiëntie in de werkplaats verhoogt. De software koppelt verschillende afdelingen aan elkaar: het kantoor, de werkplaats en het magazijn. Monteurs hebben inzicht in het geplande werk, de voorraad onderdelen is inzichtelijk en al het uitgevoerde werk is vastgelegd. Papieren werkorders behoren tot het verleden, inclusief het risico op kwijtraken of fouten bij het overtypen.
Uiteraard profiteert ook de eigenaar van het voertuig van een goed WMS. Als een vrachtwagen de werkplaats binnenkomt, kan de monteur meteen zien wat er moet gebeuren. Veel systemen geven hem zelfs checklists. Alle werkzaamheden worden vervolgens digitaal vastgelegd, inclusief de gebruikte onderdelen. Dit levert een goed overzicht op, niet alleen voor de werkplaats zelf maar ook voor de klant. Deze is hierdoor gegarandeerd van een juiste factuur.
Verschillende systemen
De voordelen van een WMS zijn duidelijk, maar dat maakt de keuze voor een systeem niet eenvoudig. Er zijn verschillende aanbieders van WMS, elk met een eigen achtergrond en focus. Vaak komt de software voort uit werkplaatsen die zelf hun operatie wilden automatiseren. Zo is Pitstop van Xolvio ontwikkeld voor DAF-dealer Truckland. “Het is een digitale planningsmodule en tablet-module op een dealermanagementsysteem. Het draait nu alleen nog bij DAF-werkplaatsen, maar in theorie kan het een aanvulling zijn op andere merken en andere systemen”, vertelt Edwin Odink, oprichter van Xolvio.
FleetCareXL kent een soortgelijke oorsprong. Het is gebaseerd op het dealermanagementsysteem van de BAS Group, dealer van Volvo en Renault, maar kan ook in andere werkplaatsen geïnstalleerd worden. Zo maakten zowel Profile als TruckXL enkele maanden geleden bekend met de aanbieder te gaan samenwerken. Het WMS is onderdeel van het fleetmanagement-systeem FleetGuide. “De WMS-module maakt het mogelijk om de externe kosten van het wagenpark en de interne kosten van een eigen werkplaats te koppelen. Hierdoor zijn de werkplaatsefficiëntie en de totale onderhoudskosten van het voertuig inzichtelijk”, aldus Robbert-Jan Hermeler, accountmanager bij FleetCareXL. “Het WMS vertaalt de onderhoudssuggestie vanuit FleetGuide naar concrete werkorders.”
Typen werkplaats
Naast verschillen in oorsprong, loopt ook de doelgroep uiteen. Tilbusoft is van AVT en komt voort uit een specifieke behoefte bij transportbedrijven met een eigen werkplaats voor reparatie aan trucks, trailers en equipment. Powerall van Bever Automatisering is juist breder: naast truck- en trailerwerkplaatsen is deze software ook geschikt voor heftrucks, bouw- en landbouwmachines. “Wij automatiseren bedrijven waar monteurs aan machines werken. De machine neemt dus een centrale plaats in”, vertelt Johan Klaasse van Bever Automatisering.
Andere systemen komen niet voort uit één organisatie en zijn breder opgezet. CSW richt zich met zijn software op verschillende soorten bedrijven, van autogarages en motorenwerkplaatsen tot de truck- en trailerbranche met FleetMate GO. Plan-IT is een brede planningsmodule die eenvoudig aan andere systemen gekoppeld kan worden. “Wij werken met nagenoeg alle aanbieders van WMS of DMS samen. Op die manier bereiken we het hoogste rendement voor de klant”, aldus Julian Hendriks, managing director bij Plan-IT.
Digitale werkorder
Naast de verschillen in doelgroep lopen de systemen ook uiteen in de manier waarop de processen worden afgehandeld. Het grote voordeel van een WMS is dat het proces papierloos wordt uitgevoerd. “Pitstop verzorgt de workflow digitaal, dus er zijn geen papieren werkorders meer. De monteurs werken met tablets. Hierop zien zij hun planning en de geplande orders”, legt Odink van Xolvio uit. Ook Powerall werkt op deze manier. “We zorgen ervoor dat mensen die liever sleutelen dan administreren toch hun uren, materialen en werkomschrijving invullen”, vult Klaasse van Bever Automatisering aan.
Ook bij de planning speelt AI een rol, al is die nu nog beperkt
Tilbusoft kiest echter voor een andere aanpak. “Ons systeem is volledig werkorder-loos”, vertelt Peter Sijmens, operationeel manager bij AVT. “Waar een conventioneel DMS werkt met het principe van één unieke werkorder per reparatie, registreert Tilbusoft alle kosten continu op een barcode per object gedurende de volledige levensduur. In plaats van het factureren per werkorder, sluit je in Tilbusoft per week alle geregistreerde kosten. Dit geeft enorme administratieve lastenverlichting voor de werkplaatsadministratie.”
Maatwerk of standaard?
De meeste pakketten zijn standaardoplossingen die via inrichting worden aangepast aan de werkplaats. Odink van Xolvio: “We proberen zoveel mogelijk klantwensen in de standaard door te voeren, omdat deze meestal generiek ook voor andere gebruikers wenselijk kunnen zijn. Specifieke klantwensen kunnen we ook doorvoeren, maar die stoppen we dan achter instellingen, zodat andere gebruikers daar geen last van hebben.”
Ook Powerall van Bever Automatisering, Plan-IT en FleetCareXL worden vooral via inrichting afgestemd op de werkplaats. Kleine maatoplossingen zijn wel mogelijk. “Eigen wensen worden altijd in behandeling genomen en daar waar interessant ook verwerkt, maar altijd met de gedachte van één oplossing. Daarmee profiteren alle klanten van alle updates en nieuwe features”, stelt Hendriks van Plan-IT. Ook Tilbusoft verzamelt wensen van klanten en biedt ontwikkelingen aan alle klanten aan.
Alleen CSW biedt met FleetMate Go maatwerk als optie. “Ons pakket is off-the-shelf, maar modulair opgebouwd en flexibel in te richten. Waar nodig levert ons eigen development-team maatwerkoplossingen, zodat de software naadloos aansluit op de specifieke wensen en processen van de gebruiker”, aldus Peter Kuijpers, commercieel directeur bij CSW.
De rol van AI
Ook bij WMS doet artificial intelligence (AI) zijn intrede. In sommige pakketten, zoals Pitstop, FleetCareXL en Tilbusoft, wordt er nog aan gewerkt, maar andere systemen maken er al gebruik van. Zo gebruikt Powerall AI om gebruikers te ondersteunen, bijvoorbeeld bij het invoeren van orders en de help-functie. Ook geeft het reparatie-adviezen. Klaasse van Bever Automatisering: “Wij geloven dat AI de verdere automatisering voor haar rekening zal nemen voor repetitieve en analysetaken.”
De verschillende WMS-aanbieders hebben elk een eigen achtergrond en focus
Plan-IT zet AI vooral in bij de servicedesk, om klanten snel van een goede oplossing te voorzien. Ook bij de planning speelt AI een rol, al is die nu nog beperkt. CSW daarentegen heeft AI al een flinke plaats gegeven in hun software. “De gebruiker wordt op een natuurlijke manier ondersteund: de AI doet slimme suggesties, maar de mens blijft altijd de beslisser”, aldus Kuijpers.
Uiteindelijk groeit AI uit van handige assistent naar volwaardige copiloot in de werkplaats en aan de balie. Op korte termijn focussen we op taken die direct tijd en fouten schelen: betere suggesties, samenvattingen en automatische dossiervorming. Later verwachten we dat AI helpt met slimmere planning en onderdelenvoorstellen.”
De verschillen tussen de WMS-pakketten zijn dus groot. Werkplaatsen die geïnteresseerd zijn in een WMS moeten dus goed kijken welk systeem aansluit op hun processen. De ene werkplaats is de andere niet en dat geldt ook zo voor een WMS. Soms is er behoefte aan een complete oplossing, maar in andere gevallen kan een aantal modules al uitkomst bieden. Het is natuurlijk zonde te betalen voor oplossingen die niet worden gebruikt. Aan de andere kant kan een systeem dat ook voorraadbeheer, verhuur of boekhouding bevat juist een totaaloplossing bieden. Het ligt dus aan de wensen en mogelijkheden van de werkplaats welk systeem het meest geschikt is.
